DOKUMENTACJA MEDYCZNA

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ

Dokumentacja medyczna może zostać udostępniona pacjentowi pełnoletniemu, przedstawicielowi ustawowemu pacjenta/osobie upoważnionej przez pełnoletniego pacjenta lub przedstawiciela ustawowego pacjenta, a także na żądanie organów władzy publicznej, sądów powszechnych i innych podmiotów uprawnionych, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Wnioskować o udostępnienie dokumentacji medycznej można:

osobiście w Dziale Statystyki i Dokumentacji Medycznej od poniedziałku do piątku w godzinach 7:15 -14:00 (budynek C, 2 piętro, pokój 3.03);
elektronicznie, wysyłając zgłoszenie na adres e-mail dokumentacjamedyczna@wsd.org.pl;
pocztą, wysyłając zgłoszenie na adres:

Wojewódzki Szpital Dziecięcy im. J. Brudzińskiego w Bydgoszczy
Dział Statystyki i Dokumentacji Medycznej
ul. Chodkiewicza 44
85-667 Bydgoszcz

W zgłoszeniu należy zawrzeć:

dane pacjenta, którego dotyczy dokumentacja:
- imię i nazwisko pacjenta;
- nr PESEL pacjenta (jeśli brak numeru PESEL – datę urodzenia pacjenta);
dane osoby wnioskującej (pacjenta pełnoletniego/przedstawiciela ustawowego/osoby upoważnionej przez pacjenta pełnoletniego/przedstawiciela ustawowego):
- imię i nazwisko;
- nazwa i numer (seria) dokumentu, potwierdzającego tożsamość;
- adres do korespondencji;
- telefon kontaktowy/e-mail

zakres wnioskowanej o udostępnienie dokumentacji medycznej (np. zakres czasowy; jednostka, w której udzielane było świadczenie; wskazanie wyniku konkretnego badania);
informacje o preferowanej formie przygotowania dokumentacji do udostępnienia (np. dokumentacja do wglądu w placówce po wcześniejszym uzgodnieniu terminu; sporządzenie wydruku/kserokopii; sporządzenie skanu zapisanego na informatycznym nośniku danych lub skanu przesłanego pocztą elektroniczną);
informacje o preferowanym sposobie odebrania udostępnianej dokumentacji (np. odbiór osobisty lub wgląd w dokumentację medyczną na miejscu po uprzednim uzgodnieniu terminu przez osobę wnioskującą lub upoważnioną za okazaniem dokumentu potwierdzającego tożsamość; przesłanie dokumentacji pocztą za potwierdzeniem odbioru na koszt odbierającego; wysłanie dokumentacji w formie zaszyfrowanego pliku na wskazany adres e-mail);
zależnie od wybranego sposobu przekazania dokumentacji, należy podać informacje:
- adres, na który dokumentacja zostanie przesłana;
- adres e-mailowy, na który dokumentacja zostanie przesłana w formie elektronicznej;
- dane osoby, która osobiście odbierze dokumentację medyczną lub której dokumentacja zostanie udostępniona do wglądu (imię i nazwisko, nazwa i numer (seria) dokumentu, potwierdzającego tożsamość);
- w przypadku odbioru dokumentacji/udostępnienia dokumentacji do wglądu osobie upoważnionej, wymagane jest również pisemne upoważnienie do odbioru dokumentacji.

Wzory formularzy (formularz udostępnienia dokumentacji medycznej oraz formularz upoważnienia jednorazowego do odbioru dokumentacji medycznej), których można użyć znajdują się u dołu strony w sekcji „DO POBRANIA”.

Udostępnienie dokumentacji do wglądu na miejscu, po uprzednim uzgodnieniu terminu oraz udostępnienie dokumentacji po raz pierwszy w żądanym zakresie jest bezpłatne. W przypadku udostępnienia dokumentacji po raz kolejny w żądanym zakresie poprzez sporządzenie kopii, wydruku, odpisu, wyciągu, pliku zapisanego na informatycznym nośniku danych, oraz w przypadku wysłania dokumentacji pocztą, pobierana jest opłata, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Odbiór osobisty dokumentacji medycznej/wgląd w udostępnioną dokumentację w placówce:

Dokumentację medyczną udostępnia się bez zbędnej zwłoki. W przypadku odbioru osobistego w placówce możliwe jest uprzednie uzgodnienie dogodnego terminu odbioru dokumentacji.

Osoba odbierająca dokumentację medyczną zobowiązana jest okazać dokument, potwierdzający tożsamość. Jeżeli dokumentację odbiera osoba inna niż wskazana we wniosku, należy także okazać pisemne upoważnienie do odbioru wnioskowanej dokumentacji.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerami telefonów:

Dział Statystyki i Dokumentacji Medycznej: (+48) 52 32 62 285;
Dział Statystyki i Dokumentacji Medycznej – dokumentacja archiwalna: (+48) 500 063 060.

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ

Szpital przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z poniższymi wyjątkami:

30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia;
30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu dotyczących danych niezbędnych do monitorowania losów krwi i jej składników;
10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie rentgenowskie – przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta;
22 lata – dokumentacja medyczna dzieci do ukończenia 2 roku życia;
5 lat lub 2 lata – w przypadku skierowań na badania lub zleceń lekarza, licząc odpowiednio od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza albo wystawiono skierowanie w przypadku, gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie.

Po upływie wymienionych powyżej okresów dokumentacja medyczna jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.

Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania